Datensicherung von Coaches: 7 Fehler & wie man sie vermeidet

Datensicherheit ist das A und O für Coaches und ihre Kunden. Jeden Tag verlassen sich große und kleine Organisationen auf Coaches, wenn es darum geht, wirkungsvolle Inhalte zu erstellen, Trainingskurse anzubieten und detaillierte Aufzeichnungen über die Fortschritte ihrer Schüler/innen zu führen. Aber es ist nicht immer einfach, diese Informationen zu schützen - vor allem, wenn man bedenkt, wie viele Daten Coaches speichern. Deshalb ist es so wichtig, deine Daten zu sichern. In diesem Artikel stellen wir 7 häufige Fehler vor, die Trainer/innen bei der Sicherung ihrer Daten machen - und wie du sie vermeiden kannst.

Fehler Nr. 1: Deine Daten überhaupt nicht sichern

Der schlimmste Fehler, den ein Trainer machen kann, ist, seine Daten nicht zu sichern. Wenn du deine Daten nicht sicherst, kann das zu einer Vielzahl von Problemen führen, die von verlorenen Dokumenten und Notizen über die Fortschritte deiner Schüler/innen bis hin zur Unzugänglichkeit in Notfällen oder bei Stromausfällen reichen. Wenn du keine verlässlichen Backups deiner Dateien und Programme hast, kann ein Festplattenabsturz jahrelang wertvolle Schülerdaten vernichten - und die Wiederherstellung oder Replizierung kann teuer werden. Um sicherzustellen, dass deine Daten im Notfall (oder bei anderen unvorhergesehenen Ereignissen) sicher sind, musst du sie regelmäßig sichern - sei es auf einer externen Festplatte oder mit Cloud-Backup-Diensten wie Google Drive oder Dropbox.

Fehler Nr. 2: Sich zu sehr auf einen Sicherungsdienst verlassen

Backup-Dienste sind eine gute Möglichkeit, deine Daten zu sichern, aber sich zu sehr auf einen Dienst zu verlassen, kann gefährlich sein. Wenn ein einziger Dienst ausfällt oder technische Schwierigkeiten hat, riskierst du, den Zugriff auf wichtige Dokumente und Kundendaten zu verlieren, bis das Problem behoben ist. Um das Risiko zu minimieren, dass du alles auf eine Karte setzt, solltest du mehrere Sicherungsdienste (wie Dropbox und Google Drive) nutzen und regelmäßig zwischen ihnen wechseln. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du auch bei einem Ausfall eines Dienstes über zuverlässige Backups aus anderen Quellen verfügst.

Fehler Nr. 3: Keine Datensicherung aus der Ferne

Ein Fehler, den viele Trainer/innen bei der Sicherung ihrer Daten machen, ist, dass sie aus Sicherheitsgründen nicht an entfernte Standorte denken. Wenn du dich ausschließlich auf die lokale Speicherung verlässt, besteht leider die Gefahr, dass deine Dateien bei Naturkatastrophen wie Überschwemmungen oder Bränden zerstört werden - ganz zu schweigen von der Gefahr, die von Diebstahl oder anderen Formen physischer Schäden ausgeht. Um dich vor diesen Risiken zu schützen, solltest du in Erwägung ziehen, deine Dateien aus der Ferne über einen Online-Speicheranbieter wie Google Drive oder iCloud zu sichern, damit sie auch dann sicher sind, wenn deiner lokalen Hardware/Software etwas zustößt.

Fehler Nr. 4: Deine Backups nicht regelmäßig testen

Es ist wichtig, dass du deine Backups regelmäßig testest - sonst erfährst du vielleicht nie, ob sie erfolgreich waren, bis es zu spät ist! Wenn du deine Backups prüfst, solltest du sicherstellen, dass alle wichtigen Dateien korrekt gesichert wurden. Wenn einige Dateien die Überprüfung nicht bestehen, musst du den Backup-Prozess so lange wiederholen, bis alle Dateien erfolgreich aus den Sicherungskopien wiederhergestellt wurden. Achte außerdem darauf, dass die Sicherungen regelmäßig auf mögliche Fehler oder Probleme überwacht werden.

Fehler Nr. 5: Ausschließlich auf automatisierte Lösungen vertrauen

Automatisierte Lösungen wie Cloud-Backups sind zwar bequem und zuverlässig, wenn es darum geht, den Überblick über Dateien zu behalten, aber wenn du dich ausschließlich auf sie verlässt, kannst du in bestimmten Situationen, in denen ein manuelles Eingreifen erforderlich ist (z. B. bei der Wiederherstellung verlorener Dokumente), verwundbar sein. Um dich besser vor solchen Szenarien zu schützen und gleichzeitig die Vorteile automatisierter Lösungen zu nutzen, solltest du in Erwägung ziehen, neben den automatisierten Prozessen auch manuelle Schritte in deine Backup-Routine einzubauen - das gibt dir zusätzlichen Schutz, falls bei einem der beiden Systeme etwas schiefgeht.

Fehler Nr. 6: Deine Backups nicht verschlüsseln

Im heutigen digitalen Zeitalter ist es wichtiger denn je, dass sensible Kundendaten sicher sind - und die Verschlüsselung deiner Backups ist eine Möglichkeit, genau das zu tun! Die Verschlüsselung hilft, vertrauliche Dokumente vor unerwünschten Eingriffen oder dem Zugriff Dritter zu schützen. Außerdem stellt sie sicher, dass nur autorisiertes Personal auf bestimmte Datensätze/Dateien zugreifen kann, falls etwas mit den lokalen Speichergeräten oder Remote-Backups (z. B. Cloud-Dienste) passiert. Vergewissere dich, dass die verwendete Verschlüsselungssoftware sowohl den AES-256-Verschlüsselungsstandard - den Industriestandard für maximalen Schutz vor unbefugtem Zugriff - als auch den RSA-4096-Standard unterstützt, um die Authentizitätsprüfsummen während der Verifizierungsprozesse zu bestätigen und so die Sicherheit zu erhöhen.

Fehler Nr. 7: Gelöschte Dateien nicht aufbewahren

Es ist wichtig, dass Coaches den Überblick über gelöschte Dateien behalten - sonst werden sie später Schwierigkeiten haben, diese Dateien wiederherzustellen, was Audits erschwert. Achte darauf, dass du die gelöschten Dateien nicht nur löschst, sondern auch archivierst - auf diese Weise sind sie bei Bedarf leicht wiederherstellbar. Achte außerdem darauf, dass die archivierten Versionen sicher gespeichert werden, vorzugsweise offsite, d.h. bei einem zusätzlichen Anbieter und nicht nur lokal. Dies hilft zu verhindern.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sicherungs- und Speicherlösungen sind unerlässlich, um die Sicherheit wichtiger Daten zu gewährleisten, aber es gibt einige Fehler, die bei diesen Prozessen gemacht werden können. Um diese Fehler zu vermeiden, solltest du darauf achten, dass du häufig Sicherungskopien anlegst, deine Sicherungen regelmäßig testest, neben automatisierten Lösungen auch manuelle Schritte einplanst, deine Sicherungen verschlüsselst, gelöschte Dateien sicher archivierst und die Nutzung eines Online-Speicheranbieters wie Google Drive oder iCloud für Fernsicherungen in Betracht ziehst. So stellst du sicher, dass du vor potenziellen Verlusten durch physische Schäden, Diebstahl oder andere Formen von Schäden geschützt bist.