Checkliste: Top Features und Anforderungen an CRM Software

Mit dem Wachstum Ihrer Firma ändern sich auch die Anforderungen an Ihre CRM-Lösung (Customer Relationship Management). Checklisten können helfen, den Implementierungsprozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Sie die richtige CRM-Software für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Erstellen Sie während der Recherchephase Ihres CRM-Projekts eine Checkliste mit den Anforderungen, die Sie unbedingt erfüllen müssen. Diese Liste ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und sollte daher auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Sobald Sie sich für ein CRM System entschieden haben, sollten Sie während des Implementierungsprozesses eine Implementierungs-Checkliste verwenden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Ein CRM-System kann viel für ein Unternehmen tun. Es kann Ihnen helfen, Kundenbeziehungen und -anforderungen im Auge zu behalten, Prozesse zu vervollständigen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und anzupassen und Ihre Geschäftsprozesse anzupassen und zu vereinfachen. All dies kann zu einer besseren Kundenzufriedenheit und effizienteren Arbeitsabläufen führen.

Die Vorteile eines CRM-Systems machen es zum Schlüssel für jede Firma, welche ihren Vertriebsprozess rationalisieren und vereinfachen möchte. Hier sind 10 wichtige CRM-Funktionen, die in jeder guten CRM-Software enthalten sein sollten:

1. Mobile Erreichbarkeit: der mobile Zugriff auf Ihr CRM System ist in der heutigen schnelllebigen Welt entscheidend.

2. Anfragen-Management: Die Möglichkeit, Anfragen von potenziellen Kunden zu verfolgen und zu verwalten, ist unerlässlich, um den Überblick zu behalten.

3. Phasenverfolgung: Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wo sich ein potenzieller Kunde im Verkaufsprozess befindet, um zu wissen, wann man nachfassen und wie man am besten vorgehen sollte.

4. Prozessoptimierung: Ein schlanker und effizienter Vertriebsprozess ist entscheidend, um mehr Geschäfte abzuschließen und Kunden zufriedenzustellen.

5. Vertriebsautomatisierung: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben gewinnen die Vertriebsmitarbeiter Zeit, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und mehr Geschäfte abzuschließen.

6. Lead-Management: Ein gutes CRM-System hilft Ihnen, Ihre Leads in jeder Phase des Verkaufsprozesses zu verwalten, vom ersten Kontakt bis zur Umwandlung.

7. Kontaktmanagement: diese Funktion ermöglicht es Ihnen, alle Informationen Ihrer Kontakte an einem Ort zu speichern, was es erleichtert, den Überblick über die Kommunikation und die Folgemaßnahmen zu behalten.

8. Reibungslose Integration: Es ist wichtig, dass Ihr CRM-System problemlos mit anderen Softwaresystemen, die Ihr Unternehmen verwendet, wie z. B. Ihrer Buchhaltungssoftware, zusammenarbeitet.

9. Analyse der Kundendaten: Ein gutes CRM-System bietet Ihnen einen 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden, einschließlich ihrer Kaufhistorie, Präferenzen und Kontaktinformationen.

10. CRM-Berichterstattung: Unter CRM-Berichterstattung versteht man die Erstellung von Informationen über Ihre Kunden und deren Interaktionen mit Ihrem Unternehmen. Diese Informationen können zur Verbesserung der Kundenbeziehungen und der geschäftlichen Entscheidungsfindung genutzt werden.

Der erste Schritt zur Implementierung von neuen CRM-Systemen besteht darin, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu definieren. Dies kann mit einer CRM-Checkliste geschehen, über die Sie hier mehr erfahren können. Zu den wichtigsten Anforderungen an ein erfolgreiches CRM-System gehören robuste Funktionen und die Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen. Besonders wichtig für kleine Unternehmen ist die Möglichkeit, das CRM-System an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

• Das CRM-Programm ist einfach zu bedienen und intuitiv
• Die Eingabemasken sind übersichtlich
• Ein gutes CRM gewährleistet, dass man Daten schnell eingeben kann
• Dropdown-Menüs können viele Eingaben vereinfachen und die Fehlerquote verringern
• Das System kann auf individuelle Bedürfnisse eingestellt werden und hilft mir bei allen täglichen Aufgaben, die Daten erfordern
• Ein integrierter Kalender vereinfacht die Planung
• Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt mich dabei, bezogenen Daten und Dateien schnell zu finden
• Alle firmenbezogenen Marketing und Vertriebsaktivitäten können innerhalb des CRMs gesteuert werden

• Ist eine Suchfunktion gegeben, um den direkten Kundenkontakt zu erleichtern?
• Kunden können segmentiert und somit gezielter angesprochen werden
• Integrationen von Telefon, Fax, E-Mail & Co. sind integriert, um direkt mit Kunden in Kontakt zu treten
• der gesamte E-Mail-Verkehr zwischen meiner Firma und den Kunden ist im Kundenprofil ersichtlich
• Es können personalisierte E-Mail-Newsletter oder Einladungen versenden

• Sie können auf einen Blick erkennen, welcher Branche ein Unternehmen angehört oder ob es sich um einen bestehenden oder einen potenziellen Kunden handelt
• Es können aus automatisierten Berichten, grafischen Auswertungen und Umsatzprognosen aussagekräftige Schlüsse über verschiedene Aktionen und Maßnahmen gezogen werden

• Es sind mobile Apps vorhanden, um den Zugriff auf Daten außerhalb der Firma zu gewährleisten
• Die Außendienstmitarbeiter bekommen ihre Aufgaben über das System und können relevante Kundendaten eigenständig einpflegen

Weitere Features, welche bei der Evaluation zu beachten sind:

• Ein neues CRM-System sollte eine kostenlose Testversion bereitstellen
• Eines der Requirements kann zum Beispiel sein, dass Sie kundenspezifische Projekte anlegen wollen
• Auch standardisierte Abläufe wie ein Onboarding für Kunden- oder Mitarbeitertrainings sind im Funktionsumfang von einigen Softwareanbietern enthalten
• Außerdem sollten Sie sich bei der Auswahl des passenden Systems darüber im Klaren sein, dass alle zukünftigen Benutzer ihre Geschäftsprozesse direkt aus dem System heraus erledigen können

CRM-Systeme sind für Unternehmen unerlässlich, um Kundenbeziehungen und -interaktionen zu verwalten. Viele Unternehmen sind mit der Einführung eines geeigneten CRM-Systems zufrieden, da es bei Marketing- und Vertriebsaufgaben helfen kann.

Eine CRM-Implementierung kann komplex sein, aber für Unternehmen, die eine passende Lösung suchen und abteilungsübergreifende die Arbeitsprozesse optimieren möchten, lohnt sie sich.

Eine CRM-Checkliste ist ein wertvolles Instrument für die erfolgreiche Auswahl von CRM-Software. Mit dem Analysieren der Anforderungen der einzelnen Abteilungen, des Vertriebs und des Unternehmens als Ganzes können Sie eine umfassende Liste von Spezifikationen erstellen, die Sie bei der Prüfung verschiedener CRM-Anbieter berücksichtigen müssen. Diese gründliche Analyse wird eine erfolgreiche Migration zu Ihrem neuen CRM-System gewährleisten.